Ich arbeite mit vielen Unternehmen und Automationsexperten zusammen. Dabei bin ich immer wieder erstaunt, wie wenige von ihnen klar formulierte Automation Guidelines verwenden.

Die einen haben überhaupt keine Richtlinien ausformuliert. Ein paar Regeln werden wie beim Stille-Post-Spielen an alle neuen Mitarbeiter weitergegeben, sind aber nicht verpflichtend.

In anderen Unternehmen gibt es ein paar Richtlinien, die irgendwann mal jemand aufgeschrieben hat.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Verwenden Sie Automation Guidelines für Ihr System? Viele halten solche Richtlinien für einen großen Aufwand und fürchten, dass restriktive Regeln es erschweren, gute Lösungen zu finden.

Ich will Sie überzeugen, dass das Gegenteil der Fall ist.

Automation Guidelines lohnen sich

Wenn keine Automation Guidelines vorhanden sind oder sie nicht konsequent eingesetzt werden, benutzt jeder Automic auf die eigene Art und Weise. Das funktioniert meistens auch wunderbar und ich bin mir sicher, Sie und Ihre Kollegen erstellen großartige Lösungen.

Aber was, wenn einer von Ihnen in Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt? Können die anderen problemlos Übernehmen? Diese und einige Situation werden Sie und Ihr System vor Herausforderungen stellen, die Sie mit Guidelines ganz einfach verhindern können.

  • Mit Automation Guidelines folgen alle Mitarbeiter den gleichen Prinzipien, so findet man sich leichter in den Lösungen der anderen zurecht.
  • Sie können die Automation Guidelines so auf Ihr System anpassen, dass die Leistung des Systems optimiert wird.
  • Jobs und Workflows können leichter transferiert und wiederverwendet werden.
  • Audits für standardisierte Umgebungen sind einfacher und schneller. Außerdem sind die Berichte Ihres Reportings aussagekräftiger.

In drei Schritten zu Automation Guidelines

Mit den folgenden drei Schritten können Sie Ihre eigenen individuellen Automation Guidelines aufstellen. „Individuell“ ist dabei sehr wichtig, denn jedes System hat andere Voraussetzungen und Ziele – und erfordert daher andere Regeln.

Schritt 1 – WHAT: Was soll das AE-System können?

Welche Anforderungen haben Sie an das System, was muss es alles können? Setzen Sie dabei Prioritäten, denn Ihr System wird nicht alle Anforderungen erfüllen können. Einige häufig Auftretende Anforderungen sind: Datensicherheit, Skalierbarkeit, transportierbare Lösungen, Leistung, Durchsatz, einfache Audits, Versionssicherheit der Lösungen und so weiter.

Beachten Sie, dass es um die Anforderungen für das ganze System geht, nicht nur für einzelne Jobs und Workflows.

Step 2 – HOW: Wie werden diese Anforderungen umgesetzt?

Arbeiten Sie heraus, mit welchen technischen Methoden Sie diese Anforderungen erfüllen können. Für jede Anforderung und jedes Ziel legen Sie spezifische Regeln fest. In meinen eigenen Guidelines weiter unten auf der Seite sehen Sie ein paar Beispiele für solche Regeln.

Step 3 – Design: Die Regeln werden zusammengefasst

Die besten Regeln nützen nichts, wenn Sie nicht durchgeführt werden. In diesem Schritt werden deshalb die Regeln klar formuliert und zwar in vier Kategorien:

  1. Regeln, wie zum Beispiel „Benutze Objetvariablen.“
  2. Best Practices, wie zum Beispiel „Wenn möglich, benutze sichtbare Tasks.“
  3. Dos, wie zum Beispiel „Prompts und Objektvariablen benutzen.“
  4. Don’ts, wie zum Beispiel „Mache die Jobs nicht abhängig davon, Variablen und Werte zu erben.“

Mit diesen Regeln erstellen Sie dann Templates für Objekte und Sie können sogar Prototypen erstellen, also Dummy-Workflows, die man als Drafts benutzen kann oder um neue Mitarbeiter einzuarbeiten.

Meine Guidelines für die Arbeit mit Automic

Ich entwickle viele Lösungen nicht für mich sondern für Kunden. Das wirkt sich natürlich auf die Anforderungen an meine Lösungen aus.

Das sind meine vier wichtigsten WHATs:

Leichte Audits und Reports

Wiederverwendbare Objekte, auf meinem System und auf allen anderen

Nutzerfreundlichkeit, der Kunde muss in der Lage sein, die Lösung zu verwalten

Transportierbarkeit, das heißt problemloser Transport von DEV nach TEST nach PROD

Als nächstes notiere ich die technischen Methoden, um die vier Anforderungen zu erfüllen. Hier sind einige Beispiele dafür:

AV entries

In den Archive Values (AV) werden PRPT-Variablen, Objektvariablen und die Werte für alle Statistiksätze gespeichert.

Keine Umgebungs-Dependencies

Jobs sind nicht von der Umgebung abhängig. Nicht von der AE und vom Client, aber auch nicht vom Workfloat, vom ganz konkreten Kontext. Deshalb dürfen Jobs keine Variablen von Ihren Parents erben.

Wenn möglich, sichtbare Tasks verwenden

Durch sichtbare Tasks sieht der Nutzer auf den ersten Blick, was passiert.

Config-VARAs benutzen

Indem ich die Konfiguration in VARA-Objekten speichere, ermögliche ich, dass alle Objekte auf DEV, TEST und PROD gleich sind.

Für jede Anforderung setze ich mehrere Regeln ein. Hier ist eine kurze Übersicht, wie diese Regeln aussehen könnten:

Guidelines für Sie und Ihr Unternehmen

Guidelines zu verwenden, ist einfach – Sie zu erstellen nicht. Wie Sie gesehen haben, erfordert es eine genaue Analyse der Anforderungen an Ihr System und Planung der Methoden.

Wichtig ist bei Guidelines, dass automatisiert überprüft wird, ob sie eingehalten werden können. Das wird nicht immer für alle definierten Maßnahmen gehen, aber die meisten sollten diesem Anspruch gerecht werden..

Es schadet übrigens nicht, für die Guidelines auf externe Hilfe zurückzugreifen. Als Außenstehender hat man einen anderen Blick auf das System und ist nicht in den internen Abläufen gefangen. Und man verhindert auch gleich Hahnenkämpfe darum, wessen Praktiken denn nun als Vorlage für die Guidelines dienen.

Wenn Sie sich dazu beraten lassen wollen, melden Sie sich doch einfach bei mir. Ich unterstütze Sie gerne dabei.